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HR系統如何維護
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HR系統如何維護

發布日期:2019-07-30 10:00:00   點擊:254

HR系統如何維護

現在越來越多的企業通過上線HR系統來規范企業人力資源管理,節約人力資源管理的成本以及提高人力資源管理的效率。

經過漫長的HR系統項目實施,HR系統在企業成功上線并投入運營。很多企業認為HR系統成功上線之后HR項目也就完結了,而忽視了HR系統后續的維護與支持。這就為系統日后的正常運行埋下了隱患。

HR系統缺乏后期的維護,其后果不僅可能會造成系統里的數據不準確、不完全,系統里的數據雜亂無章,要用的數據不全,無用的數據在系統里到處都有,整個系統缺乏可用性,同時還可能造成重要數據的丟失。

那么,企業在HR系統成功上線之后該怎么去維護系統呢?可以從以下幾個方面進行:

專人負責,定期維護

系統維護必須有專人負責,建立系統維護計劃,定期進行系統維護。企業通常的毛病是在系統出了問題或者是有了要求時才考慮進行系統維護,即使目前是大錯不犯,也會小錯不斷。同時,系統維護人員不僅要有較強的IT基礎,而且還需要對HR方面有一定的了解,熟悉企業里人力資源管理部門的具體業務,在時間和精力上也要有一定的保證。

系統維護從建立原型系統后開始

HR系統維護不是在系統上線后才開始考慮,而應該在建立了系統原型后就應該著手考慮和進行。一般來講,系統原型建立到系統正式上線會有一段時間,其間很多原有的和采集的數據會源源不斷地轉入系統中,而系統管理的信息又是動態的,每天都可能有變化發生。完善的系統維護會幫助系統在實施完成后系統切換的正常進行,減少切換過程的忙亂和可能的重復勞動。

有效的檢查、溝通和培訓

HR系統中保留的很多是有關員工的個人信息,在將信息更新的工作交給相關人員的同時,也給如何檢查和保證相關信息的及時更新帶來了挑戰。

HR系統的特點之一是數據的“不規范性”,如在工作經歷中,不同的用戶可能會對系統要求的理解不一致,有些員工的工作經歷過于瑣碎,而另一些員工的則可能會過于籠統。如何保證HR系統管理信息的一致性,也會隨著系統使用的深入而暴露出來。同時,系統的設置也會隨著公司相關政策的變化和不同用戶的要求,而不斷做調整和修改。因此,必須建立有效的溝通和培訓渠道,確保系統的要求和變化能及時通知到每一個系統用戶。

定期系統清理和備份

在系統運行一段時間以后,我們會發現系統里逐漸會積累很多結果不正確、目的不明確、甚至是無用的查詢、報表,它們的存在會大大地降低系統的可使用性。試想一下,面對系統中數十個甚至上百個查詢,用戶不僅難于找到他想要的結果,而同一種查詢往往會有很多個類似的查詢在系統中存在。由于建立查詢的方法不一樣,有些相對通用,有些是臨時用的,條件設置不同,運行結果也會有差異。這些查詢逐漸就成為了系統的垃圾。同時,大量的、很少使用的歷史數據在系統中也會大大降低系統的運行效率。

建立系統運行日志檔案

很多用戶不愿花時間來編寫和更新系統有關文檔,即使在系統實施階段編寫了文檔,也不能在以后的工作中根據變化保證文檔的更新。在HR系統投入運行后,一般來講,系統維護工作應包括系統設置文檔和用戶使用文檔的編寫和更新及系統運行日志的建立。建立系統運行日志檔案可以有效地記載系統運行中出現的問題,在未來的使用中避免犯類似的錯誤。

對HR進行規范的系統維護,其作用會隨著使用的深入和時間的推移越來越明顯。

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